Apurahapäätökset
Apurahojen haku-, päätös-, tiedotus- ja maksuaikataulu on vuosittain seuraava:
Apurahojen hakuaika on joka vuosi syyskuu (1.9.-30.9.), jolloin haetaan seuraavalle vuodelle myönnettäviä apurahoja.
Säätiön hallitus päättää seuraavalle vuodelle myönnettävistä apurahoista vuosittain marraskuun lopulla tai viimeistään joulukuun loppuun mennessä.
Apurahan saajien nimet ja myönnetyt apurahat julkaistaan säätiön kotisivuilla www.juhovainionsaatio.fi viipymättä kohta sen jälkeen, kun hallitus on päätöksensä tehnyt.
Stipendikirjojen jakotilaisuus pidetään Helsingissä myöntöpäätöksiä seuraavan tammikuun 20. päivänä. Jos tuo päivä osuu lauantaille tai sunnuntaille, jakotilaisuus pidetään arkipäivänä seuraavan viikon alussa tai edellisen viikon lopussa. Apurahansaajille osoitettu kutsu julkaistaan säätiön kotisivuilla.
Apurahojen maksaminen alkaa maksusuunnitelmansa asianmukaisesti lähettäneille viimeistään helmikuun 20. päivään mennessä.
Apurahan vastaanottaminen
Jos et voi ottaa vastaan myönnettyä apurahaa, ota yhteys säätiöön apurahajärjestelmän viesti-toiminnolla. Tällöin apuraha peruutetaan.
Maksusuunnitelma ja maksaminen
Apurahan saajalle lähetetään sähköpostitse ja kirjeitse ilmoitus apurahan myöntämisestä ja pyyntö käydä täyttämässä tili- ja henkilötunnus ja toivottu apurahan maksatusaikataulu apurahajärjestelmään.
Apurahan käyttö
Apurahan käyttöaika ei ole sidottu kokonaan siihen kalenterivuoteen, jolle apuraha on myönnetty. Apurahalla työskentely on kuitenkin aloitettava tämän vuoden aikana, ellei säätiö erityisistä syistä ja apurahan saajan pyynnöstä ole hyväksynyt tästä poikkeavaa apurahan käyttöaikaa. Tällaisia syitä voivat olla esimerkiksi vanhempain loma, varusmiespalvelu, pitkäaikainen sairaus tms.
Raportointi
Ilmoitusvelvollisuus: Jos tutkimustyötä tai muuta hanketta, johon apuraha on myönnetty, ei ole aloitettu tai toteutettu säätiölle toimitetun suunnitelman mukaan, on apurahansaajan lähetettävä postitse tai sähköpostitse säätiölle asiasta viivyttelemättä vapaamuotoinen selvitys. Työryhmän jäsenien vaihtumisesta on myös ilmoitettava säätiölle.
Edistymisselostus: Apurahansaajan on tehtävä säätiön sähköiseen apurahajärjestelmään aina tammikuun loppuun mennessä lomakkeelle lyhyt selostus siitä, miten apurahalla rahoitettu tutkimus tai muu hanke on edistynyt sekä sen arvioitu valmistumisaika. Edistymisselostus tehdään järjestelmään ko. hakemuksen välilehdeltä ”Raportointi”. Myös niiden apurahansaajien, jotka eivät ole aikanaan tehneet apurahahakemustaan säätiön sähköiseen apurahajärjestelmään, tulee tehdä edistymisselostuksensa sähköiseen apurahajärjestelmään järjestelmästä löytyvien ohjeiden mukaan. Edistymisselostusta ei tarvitse toimittaa paperikopiona säätiön toimistoon.
Loppuraportti tulee tehdä säätiön sähköiseen apurahajärjestelmään viimeistään kuuden kuukauden kuluttua siitä, kun tutkimus tai muu hanke on valmistunut. Jos säätiön myöntämä rahoitus tutkimukselle tai muulle hankkeelle on päättynyt ennen kuin työ on valmistunut eli säätiön apuraha on kattanut vain osan työskentelyajasta, tulee loppuraportti siinäkin tapauksessa tehdä kuuden kuukauden kuluessa siitä, kun tutkimus tai muu hanke on valmistunut. Myös niiden apurahansaajien, jotka eivät ole aikanaan tehneet apurahahakemustaan säätiön sähköiseen apurahajärjestelmään, tulee tehdä loppuraporttinsa sähköiseen apurahajärjestelmään järjestelmästä löytyvien ohjeiden mukaan. Loppuraportin tiedot ja sen liitteet siirtyvät apurahajärjestelmässä sähköisesti säätiölle. Yhdestä tutkimuksesta tai hankkeesta tulee toimittaa vain yksi koko työtä koskeva loppuraportti, vaikka siihen olisi myönnetty Juho Vainion Säätiön apurahoja useampana vuonna. Loppuraportissa tulee selostaa tutkimuksen tai muun hankkeen keskeiset tulokset ja johtopäätökset sekä antaa taloudellinen selvitys saadun apurahan käytöstä. Sähköpostitse tai faksilla lähetettyjä loppuraportteja ei hyväksytä. Apurahansaajan loppuraporttiin kirjaamat tutkimuksen keskeiset tulokset ja johtopäätökset voidaan julkaista ilman apurahansaajan erillistä lupaa säätiön kotisivuilla.
Apurahan palautus
Kun tutkimus tai muu hanke on valmistunut ja loppuraportti tehty, tulee käyttämätön apurahan osa palauttaa säätiölle.
Jos apurahansaaja syystä tai toisesta lopettaa apurahalla työskentelyn kesken tai ei aloita lainkaan apurahalla työskentelyä hänen tulee ilmoittaa viipymättä asiasta säätiölle ja palauttaa käyttämätön apuraha.
Siltä osin kuin apurahaa ei ole käytetty siihen tarkoitukseen, johon se on myönnetty, tulee apuraha palauttaa säätiölle.
Apurahan palautus tulee maksaa säätiön pankkitilille numero FI58 5541 2820 0252 53 ja viestikenttään kirjoittaa apurahan numero tai se vuosi, jolle apuraha on myönnetty, sekä apurahansaajan nimi.
Apurahan myöntäjä pidättää itselleen oikeuden keskeyttää apurahan käyttö ja periä jo maksettu apuraha takaisin, mikäli tutkimuksen aihetta on muutettu ilman säätiön hallituksen lupaa tai säätiön asettamia ehtoja on rikottu.